Proje yönetimi yazılımı
Proje yönetimi yazılımı, tahminleme ve planlama, zamanlama, maliyet kontrolü ve bütçe yönetimi, kaynak ayırma, işbirliği yazılımı, iletişim, kalite yönetimi ve dokümantasyon veya yönetim sistemleri gibi büyük çaplı projelerin karmaşıklığı ile mücadele etmek amacıyla kullanılan birçok yazılım çeşidini kapsayan bir terimdir.
Forrester Research'ün bir raporuna[1] göre, kapsamlı bir proje yönetimi yazılımı yatırımı, %250 yatırım getirisi sağlamaktadır. Gartner'in 2011 yılında proje yönetimi yazılımları ile ilgili yayınladığı değerlendirme raporuna[2] göre ise, Microsoft Project, Daptiv, Innotas PPM, Instantis EnterpriseTrack ve PowerSteering en yüksek skorları almışlardır.
Proje yönetimi yazılımlarının görev ve fonksiyonları
Zamanlama
En yaygın kullanım alanlarından biri bir dizi olay veya görevi zamanlamaktır. Zamanlamanın karmaşıklığı proje yönetimi aracının nasıl kullanıldığına bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir. Bazı yaygın zorluklar aşağıdaki gibidir:
- Birbirlerine farklı yollarla veya bağımlılıklarla bağımlı olan olaylar
- Çeşitli görevlerde çalışmak üzere kişileri ve gerekli olan kaynakları zamanlamak, genel kullanım şekliyle "kaynak zamanlama"
- Görevlerin alacağı sürenin tahminlemesinde ortaya çıkan belirsizliklerin üstesinden gelme
Bilgi sağlamak
Proje planlama yazılımlarından, çeşitli kişilere ve paydaşlara bilgi sağlayabilmeleri ve projelerin tamamlanabilmesi için ihtiyaç duyulan eforu ölçebilmeleri ve gerekçeleyebilmeleri beklenebilir. Yaygın olarak aşağıdaki özelliklere ihtiyaç duyulabilir:
- Kişiler için görev listeleri ve kaynaklar için ayrılma zamanlamaları
- Görevlerin tamamlanmak için ne kadar zamana ihtiyaç duyduğu konusunda genel bakış bilgisi
- Projeyle ilgili riskler konusunda önceden uyarı
- Tatillerin planlanabilmesi için, işyükü hakkında bilgi
- Kanıt
- Projelerin ne şekilde ilerlediği ve planlanan ve gerçekte elde edilen performans arasındaki bağlantı konusunda tarihsel bilgi
- Kullanılabilir kaynakların optimal olarak değerlendirilmesi
Proje yönetimi yazılımı yaklaşımları
Masaüstü
Proje yönetimi yazılımı her kullanıcı masaüstünde çalışan bir program olabilir. Bu yaklaşım, genel olarak en yüksek yanıt hızını ve grafik olarak yoğun arabirim stilini sağlar. Masaüstü uygulamaları verileri yaygın olarak bir dosyada saklarlar. Ancak bazılarının diğer kullanıcılar ile işbirliği yapabilme, veya verileri merkezi bir veritabanında saklayabilme yeteneği olabilir. Dosya-bazlı bir proje planı dahi, eğer ağa bağlı bir sürücü üzerinde ise ve aynı anda tek bir kullanıcı tarafından erişiliyorsa, kullanıcılar arasında paylaşılabilir.
Web-tabanlı
Proje yönetimi yazılımı, bir web tarayıcısı kullanılarak, intranet ya da extranet üzerinden erişilebilen bir Web uygulaması olabilir.
Bu durum, web uygulamalarının tüm alışılagelmiş avantajlarını ve dezavantajlarını içerir:
- Kullanıcının bilgisayarına yazılım yükleme gereksinimi olmadan, her tip bilgisayarda erişilebilme
- Erişim-denetiminde kolaylık
- Doğası gereği çok-kullanıcılı
- Bakımı yapılacak tek bir sürüm ve yazılım
- Merkezi veri deposu
- Genellikle masaüstü uygulamalarına göre daha düşük yanıt hızı
- Kullanıcı (veya sunucu) çevrimdışı olduğunda proje bilgisine ulaşılamaz
- Bazıçözümler kullanıcıya verinin bir kopyasını alarak çevrimdışı çalışma imkanı sağlar
Tek kullanıcılı
Tek kullanıcılı bir sistem proje planında aynı anda tek bir kişinin değişiklik yapacağı varsayımıyla programlanmışlardır. Bu uygulama kçük şirketlerde, veya proje planlanmasında az sayıda kişinin yer aldığı şirketlerde kullanılabilir. Masaüstü uygulamaları genellikle bu kategoriye girerler.
Ortak çalışılabilen
Ortak çalışılabilen bir sistem, birden fazla kullanıcının planın farklı kısımları üzerinde aynı anda değişiklik yapabilmesini sağlamak üzere tasarlanmıştır. Örneğin kullanıcılar kendi sorumlu oldukları alanları güncelleyerek, tahminlerinin genel plana yansımasını sağlayabilirler. Web-tabanlı uygulamalar(extranetleri de içeren) genel olarak bu kategoriye girerler, ancak yalnızca kullanıcının aktif Internet erişimi olduğunda kullanılabilirler. Bu sorunun üstesinden gelmek için, istemci-sunucu mimarisi kullanan bazı yazılım araçları kullanıcıların masaüstü bilgisayarlarında çalışan bir zengin istemci sağlarlar. Böylece proje ve görev bilgisi, kullanıcıların periyodik olarak ağa bağlanması ile merkezi bir sunucuya çoğaltılır ve diğer ekip üyeleri ile paylaşılır. Bazı araçlar, ekip üyelerinin ağa bağlı değilken zamanlamalarını düzenleyebilmelerine ve birbirlerininkilerini salt-okunur olarak görüntüleyebilmelerine olanak tanır. Veritabanına yeniden bağlantı kurulduğunda, tüm değişiklikler eşitlenirler.
Tümleşik
Tümleşik bir sistem, proje yönetimi veya proje planlamasını, şirket hayatının birçok yönüyle birleştirir. Örneğin, projelerin\ her proje için atanabilen hata ayıklama konuları olabilir, proje müşterileri listesi bir CRM modülü olabilir, proje planındaki her kişi projesiyle ilintili olan bir görev listesi, takvimi ve mesajlaşma fonksiyonu sahibi olabilir.
Kitaplar
- Eric Uyttewaal: Dynamic Scheduling With Microsoft(r) Project 2000: The Book By and For Professionals, ISBN 0-9708276-0-1
- George Suhanic: Computer-Aided Project Management, ISBN 0-19-511591-0
- Richard E. Westney: Computerized Management of Multiple Small Projects, ISBN 0-8247-8645-9