Yönetim bilişim sistemi

Yönetim Bilişim Sistemi (kısaca YBS; Alm. Managementinformationssystem; İng. management information system; her iki dilde, kısaca MIS) terimi, sonundaki sistem sözcüğü tekil olarak kullanıldığında, hareket işlem kayıtlarını oluşturan verileri özetleyerek yönetim raporları üreten, bir bilgisayar tabanlı bilişim sistemi anlamına gelmektedir. Yönetim bilişim sistemleri ilk kez 1960'lı yılların ortalarında muhasebe, satınalma, stok, üretim, satış ve bordro konularında dönemsel raporlar hazırlamak amacı ile kullanılmıştır.^[1]

İlk yönetim bilişim sistemi uygulamalarında, veri tabanı yönetim sistemlerinin rapor üreteçlerinden (İng. report generator) yararlanılmıştır. Veri kullanma dili (İng. data manipulation language) ile yapılan sorgularda toplanan veriler, rapor üreteçleri tarafından belirli şablonlara göre düzenlenip özetlenmiş, biçimlendirilerek yöneticilerin kullanımına sunulmuştur.^[2]

Günümüzde, yönetim bilişim sistemleri kurumsal zeka uygulamalarının bir bölümünü oluşturmakta, bu bağlamda sisteme temel teşkil eden uygulamalar raporlama yazılımı ya da sunucusu olarak adlandırılmaktadır. Veriler bir kez veri tabanından sorgulandıktan sonra tüm raporlama görevleri, raporlama sunucusu tarafından yerine getirilmektedir. Raporlama sunucuları kullanılarak hazırlanan raporlar, daha sonra iletişim ve işbirliği sistemleri üzerinden ilgili kullanıcılara sunulmaktadır. Raporlama sunucuları farklı veri tabanı yönetim sistemleri ile entegre çalışarak, veri sunucularının üzerindeki yükü hafifletmektedir.

Yönetim bilişim sistemleri kullanılarak oluşturulan raporlar üç ana grupta toplanmaktadır:^[3]

• Düzenli raporlar (İng. regular reports);
• Sapma raporları (İng. exception reports) ve
• Anlık (Lat. ad hoc) raporlar.

Düzenli raporlar dönemsel olarak—genellikle gün sonunda, hafta sonunda, ay sonunda, üç ay sonunda, altı ay sonunda ya da yıl sonunda—üretilmektedir. Bu türden raporlara dönemsel raporlar (İng. periodic reports) adı da verilmektedir.

Sapma raporları önceden belirlenmiş bir ya da birkaç ölçüte—örneğin satışların belirli bir düzeyin altına düşmesine ya da fazla mesai ödemelerinin belirli bir düzeyin üstüne çıkmasına—göre tetiklenip yayınlanmaktadır. Bu türden raporlara olgusal raporlar (İng. event-based reports) adı da verilmektedir.

Anlık raporlar önceden tanımlanmamış durumlarda, yönetimin belirli bir andaki enformasyon gereksinimini karşılamak üzere, özel amaçlı ve çoğunlukla bir defaya mahsus olarak tasarlanıp üretilmektedir. Anlık raporlara talep raporları da denmekte; bu türden raporlar, kimi zaman rapor tasarlama araçlarını bizzat kullanabilen yöneticilerce de tasarlanabilmektedir.

Kaynakça

1. Stair, R. M. ve G. W. Reynolds. (2001). Principles of Information Systems. 5. Basım S. 22. Course Technology.
2. Coronel, C., S. Morris ve P. Rob. (2011). Database Systems: Design, Implementation and Management. 9. Basım.S. 530. Course Technology.
3. O'Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems. 12. Basım. S. 298-299. McGRaw-Hill.